Planung- und Reporting bei der Essener Verkehrs-AG
Die
Essener Verkehrs-AG
ist mit 300.000 Fahrgast-beförderungen pro Tag der große Nahverkehrsanbieter
im westlichen Ruhrgebiet. Gemeinsam mit der Schwester-gesellschaft EVBG
beschäftigt die Essener Verkehrs-AG circa 1900 Mitarbeiter.
Inhaltliche Anforderungen an das Controllingsystem
- Unterstützung des Planungsprozesses in der
Jahres- und Mittelfristplanung
durch Vorgabe von Planungsparametern und Vorgaben zur Saisonalisierung - Flexibler Drill-down über alle Dimensionen des Reporting –
insbesondere
über Kostenstellen, Kostenarten und die Zeitachse - Unterstützung der innerbetrieblichen Produktpreisplanung, Simulation und Verrechnung
- Einfache Erfassung von innerjährlichen Planrevisionen, die das Budget betragsgleich einer neuen Aufbauorganisation zuordnen
- Abdeckung der Anforderungen an das monatliche Reporting inklusiv Plan-Ist-Vergleich
- Ergänzung des Berichtswesens um Strukturgrößen und Kennziffern
- Möglichkeiten zur Ad-hoc-Auswertung inklusiv Vorgabe alternativer Hierarchien
Nachdem in 2002 die Einführung des SAP R/3 erfolgreich abgeschlossen wurde, musste auch die EVAG feststellen, dass SAP R/3 zwar die Transaktionsebene bestens abgedeckt, individuelle Planungs- und Reportingaspekte aber in dem gewünschten Umfang nicht unterstützt werden. Auf der Suche nach Alternativen wurden verschiedene Optionen – u. a. das SAP BW – geprüft. Aufgrund der erheblich kürzeren Implementierungszeiten und der hohen Flexibilität, entschied sich die EVAG für eine ebenfalls auf Standardtools basierende Lösung:
Herzstück des Controllingsystems ist die multidimensionale
OLAP-Datenbank Applix TM1.
Dieses Werkzeug ist u. a. deshalb so interessant, weil es über eine eigene Datenhaltung verfügt und insofern die Transaktionssysteme entlastet und weil Applix TM1 durch Echtzeitberechnung auch großer Datenmengen den interaktiven Planungsprozess optimal unterstützt.
Automatisierte und zeitgesteuerte Übernahme der Ist-Daten und
Strukturen aus SAP R/3 in die OLAP-Cubes
Um den Eingabe- und Pflegeaufwand möglichst niedrig zu halten und
die Konsistenz mit den SAP Daten stets sicherzustellen - denn das SAP
R/3 soll das führende System bleiben – werden nicht nur die
Ist-Daten, sondern auch die Strukturen: Konten, Kostenstellen und Aufträge
inklusiv der in SAP hinterlegten Hierarchien aus dem SAP R/3 automatisiert
übernommen. Diese Aufgabe erledigt der Cubeware OLAP Importer für
SAP. Dieses Werkzeug generiert ABAP-Code für die Datenextraktion
und importiert die Stamm- und Bewegungsdaten zeitgesteuert in die OLAP-Cubes.
Die zu importierenden Daten und Strukturen können auf der Importstrecke
durch Selektions-, Berechnungs- und sonstige Veredelungsprozesse optimal
für den Analyse und den Planungsprozess aufbereitet werden.
Frontend Excel – Priorität liegt zunächst auf den Inhalten
Als Frontend verwenden die Controller der EVAG das ihnen bestens vertraute Excel. Die Excel-Integration des TM1, die es erlaubt, Daten durch Eingabe in ein Excel-Blatt in die OLAP-Datenbank zurückzuschreiben, kommt den Projektprioritäten der EVAG ohnehin sehr entgegen. „Zunächst wollen wir uns darum kümmern, die Inhalte unseres Controllingsystems zu optimieren. Damit wollen wir Effizienz schaffen. Erst im zweiten Schritt werden wir um ein Frontend kümmern, dass die Inhalte optimal aufbereitet.“ sagt Herr Husemann, Bereichsleiter Controlling.
Positive Erfahrungen – die Basis für zusätzliche Anforderungen
Das neue Planungs- und Reportingsystem, das auf den SAP-Daten aufsetzt, hat sich bereits im ersten Teilprojekt bewährt. Nach einer kurzen Projektlaufzeit von circa 40 Beratertagen inklusiv Mitarbeiterschulung stand ein hochflexibles System zur Verfügung, das den individuellen Planungsprozess optimal unterstützt. Als positiver Nebeneffekt der engen Verzahnung des Controllingsystems mit dem SAP R/3 konnten bereits Buchungsfehler erkannt und Abläufe verbessert werden. Die Mitarbeiter sind von den Möglichkeiten des neuen Systems „durchgängig von SAP bis in die individuellen Reports und Planungsmasken“ begeistert und haben bereits neue Aufgabenfelder identifiziert, die nun in das Controllingsystem integriert werden sollen. Die Umsetzung des EVAG individuellen Balanced Scorecard Systems ist bereits in Arbeit. Das Instandhaltungscontrolling wird folgen.
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